Umrechnung und Validierung von Einheiten als Teil der KI-Auftragserfassung

Bei fast jedem Kundenbesuch kommt irgendwann derselbe Moment: Jemand aus dem Vertriebsinnendienst zeigt mir eine Bestellung und sagt sinngemäß “Bei diesem Kunden müssen wir immer aufpassen, der schreibt das anders.” Meistens geht es dann nicht um Tippfehler oder fehlende Angaben – sondern um Einheiten. “50 Stk”, “50 pcs”, “50 ST”. Gemeint ist dasselbe, gebucht wird es aber unterschiedlich schnell und unterschiedlich richtig.

Nicht das große, sichtbare Problem also, sondern das kleine, ständige. Genau deshalb haben wir die Umrechnung und Validierung vin Einheiten jetzt fest in die KI-Auftragserfassung eingebaut.

Vier Stellen, an denen es im Alltag ständig hakt

Ein Kunde aus der Elektronikbranche schreibt in seiner Bestellung mal “Kart.”, mal “Kartons”, mal einfach “KA”. Für den Mitarbeiter im Innendienst ist das ein weiterer Moment des Innehaltens. Für unsere KI-Auftragserfassung ist es erkennbar dieselbe Einheit, die im ERP-System geführt wird – und entsprechend automatisch vereinheitlicht wird.

Anspruchsvoller wird es, wenn zwischen Volumen und Gewicht umgerechnet werden muss – etwa wenn ein Kunde 800 Liter eines Öls bestellt, im ERP-System aber Kilogramm als Führungseinheit hinterlegt ist. Eine pauschale Umrechnung gibt es hier nicht, das Verhältnis zwischen Liter und Kilogramm hängt vom jeweiligen Produkt ab. Genau deshalb greift die KI-Auftragserfassung auf die produktspezifische Dichte aus den Stammdaten zurück und rechnet die Bestellung darüber zuverlässig in die richtige Einheit um. Das ist kein Rechentrick, sondern angewandtes Produktwissen – automatisch, ohne dass jemand im Innendienst die Dichtewerte im Kopf haben muss.

Bestellt derselbe Kunde 20 Stück eines Steckverbinders, der in Kartons zu je 4 Stück ausgeliefert wird, passiert in der Praxis schnell ein Denkfehler – etwa die Annahme, es handle sich um 20 Kartons. Unsere KI-Auftragserfassung rechnet stattdessen korrekt: 5 Kartons.

Und dort, wo eine Umrechnung wirklich keinen Sinn ergibt – etwa wenn eine Stückzahl für ein reines Gewichtsprodukt bestellt wird – wird nicht stillschweigend weitergebucht, sondern geflaggt. Der Innendienstleiter muss sich nicht darauf verlassen, dass jeder im Team jeden Sonderfall im Kopf hat.

Ein Feature, das man vor allem daran merkt, dass ein Problem verschwindet

Genau das macht die Einheitenvalidierung besonders: Sie fällt nicht durch ein neues Fenster oder einen zusätzlichen Klick auf, sondern dadurch, dass ein bestimmter Fehler einfach nicht mehr passiert. Keine falsch ausgelieferte Menge, weil eine Einheit übersehen wurde. Keine Rückfrage, ob “ST” wirklich “Stk” meint. In dieser Selbstverständlichkeit ist das im Vertriebsinnendienst bislang selten zu finden.